Empat langkah proses Public Relations (Humas) beserta contoh penerapannya dalam Sosialisasi Jurusan

4 LANGKAH PROSES PUBLIC RELATIONS

1.      Mendefinisikan Masalah

Praktisi PR perlu melibatkan dirinya dalam penyelidikan dalam pengumpulan fakta. Ia perlu memantau dan membaca tentang pengertian, opini, sikap, dan perilaku orang-orang yang berkepentingan dan terpengaruhi oleh tindakan perusahaan. “What’s happening now?” merupakan kata-kata yang menjelaskan tahap ini

.

2.      Perencanaan dan Program

Dalam tahap ini, praktisi PR sudah menemukan informasi atau fakta penyebab timbulnya masalah, lalu melakukan penyusunan masalah yang digunakan untuk membuat keputusan tentang publik, program, tujuan, tindakan serta strategi, taktik dan tujuan komunikasi dalam bentuk rencana dan program (termasuk anggaran). Ia melakukan pemikiran untuk mengatasi masalah dan menentukan orang-orang yang akan menggarap masalah nantinya. Perencanaan ini tidak boleh diabaikan, namun harus dipikirkan secara matang karena turut menentukan suksesnya pekerjaan PR secara keseluruhan. Kata kunci dari tahap ini adalah, “What should we do and why?”

3.      Aksi dan Komunikasi

Tahap ini dilewati untuk mendapatkan jawaban pertanyaan, “How do we do it and say it”. Mencakup pelaksanaan program dan komunikasi yang dirancang utk mencapai tujuan spesifik bagi setiap publik demi mencapai tujuan program.

Praktisi PR harus mampu mengkomunikasikan pelaksanaan program sehingga dapat mempengaruhi sikap publiknya yang kemudian mendorong mereka untuk mendukung pelaksanaan program tersebut. Selain itu, ia juga harus melakukan aksi dan melakukan kegiatan PR sebaik-baiknya. Kegiatan aksi ini merupakan kegiatan komunikasi, selayaknya komunikasi kelompok, komunikasi massa, dan komunikasi organisasional. 

4.      Evaluasi

Tujuan utama dari evaluasi adalah untuk mengukur keefektifitasan proses secara keseluruhan, mencakup penilaian, persiapan, pelaksanaan, dan hasil program. Saat program sedang dilaksanakan, dibuat penyesuaian berdasarkan evaluasi umpan balik tentang bagaimana program berjalan. Pada tahap ini, ia pun dituntut untuk teliti dan seksama demi keakuratan data dan fakta yang telah ada. Tahap ini juga sebagai acuan perencanaan di masa mendatang. Singkat kata, “How did we do?” menjadi acuan dalam tahap ini.

Contoh Studi Kasus Proses Public Relations

StudI kasus yang akan saya tuliskan yaitu mengenai  rencana pengurus Himpunan Mahasiswa Ilmu Komunikasi (Himikom) Tahun 2015 tentang Himikom Goes to School, yaitu mengadakan kunjungan ke sekolah SMA yang ada di Kota Bengkulu guna mempromosikan jurusan Ilmu Komunikasi Unib kepada siswa/siswi kelas XII. Tujuan utama dari rencana ini yaitu untuk membuat siswa/siswi SMA kelas XII mengenal jurusan Ilmu Komunikasi, menarik minat mereka dan memilih Ilmu Komunikasi sebagai jurusan pilihan pertama saat mengikuti seleksi masuk perguruan tinggi.

“ 4 Langkah Proses Public Relations”

1.      Mengidentifikasi Masalah

      Siswa/i belum mengetahui keunggulan dari masuk ke jurusan Ilmu Komunikasi Unib.

      Siswa/i banyak mengira bahwa Ilmu Komunikasi sama dengan jurusan Teknik Informatika..

      Siswa/i tidak mengetahui ruang lingkup belajar dari Ilmu Komunikasi.

      Siswa/i banyak yang belum mengetahui prospek kerja dari dari lulusan Ilmu Komunikasi.

2.      Perencanaan dan Program

      Program

“Himikom Goes to School, Mempromosikan Jurusan Ilmu Komunikasi Unib kepada siswa/i SMAN Kelas XII di Kota Bengkulu”

      Tujuan

a.       Untuk memberikan informasi mengenai keunggulan dari Ilmu Komunikasi Unib.

b.      Untuk memberikan informasi mengenai perbedaan akan Ilmu Komunikasi dengan Teknik Informatika.

c.       Untuk memberikan informasi mengenai ruang lingkup belajar Ilmu Komunikasi.

d.      Untuk memberikan informasi mengenai prospek kerja dari lulusan Ilmu Komunikasi.

      Tindakan

Melakukan promosi dengan menggunakan teknik komunikasi persuasif,informatif, menarik, dan interaktif.

      Taktik

a.       Memberikan beberapa tayangan berisikan acara – acara berita, informasi, entertainment dan lain – lain yang menarik siswa/siswi, yang menyadarkan mereka bahwa tayangan di televisi dan proses produksi merupakan hasil karya dari praktisi Ilmu Komunikasi.

b.      Memberikan beberapa penayangan prestasi atau keunggulan dari kuliah di Ilmu Komunikasi Unib, seperti ekstrakulikuler yang ada di badan Himikom dan penayangan  mahasiswa berprestasi dari jurusan Ilmu Komunikasi.

      Anggaran

Dalam hal ini perlu dibicarakan dan dirincikan tentang anggaran yang diperlukan dalam kegiatan Himikom Goes to School, seperti biaya pembuatan brosur, pin dan stiker, dan biaya transportasi perjalanan.

3.      Aksi dan Komunikasi

Sebelum pelaksanaan, tim Himikom Goes to School akan terlebih dahulu meminta konfirmasi kepada kepala sekolah SMA yang akan dikunjungi untuk memberikan izin tempat dan waktu di sekolah supaya pelaksanaan tersebut bisa berjalan dengan baik. Hal ini dilakukan  minimal 1 hari sebelum tepat hari pelaksanaan.

Saat Pelaksanaan, memberikan brosur yang berisi seputar ruang lingkup Ilmu Komunikasi Unib semenarik mungkin (berisi tentang profil, dosen pengampuh, prestasi, dan kelebihan dari Ilmu Komunikasi), yang didalamnya terkandung fungsi komunikasi sebagai to influence (untuk mempengaruhi) siswa/i SMA kelas XII.

Adanya penjelasan dan penayangan dari video profil jurusan Ilmu Komunikasi Unib.

Menayangkan apa saja hal yang dapat dilakukan oleh praktisi Ilmu Komunikasi.

Menayangakan prestasi atau keunggulan kuliah di Ilmu Komunikasi Unib, berupa ekstrakulikuler yang ada di badan Himikom, seperti radio komunitas Nice FM, tabloit Baskom, fotografi, ataupun film-film pendek hasil produksi anak Ilmu Komunikasi Unib. Selain itu juga ada cuplikan penayangan mahasiswa berprestasi yang berasal dari Ilmu Komunikasi, seperti mahasiswa yang pernah mengikuti pertukaran pelajar antar-negara, peraih beasiswa S2 ke luar negeri, dan mahasiswa berprestasi di tingkat lingkungan Unib.

Dengan teknik komunikasi interakatif, dalam hal ini memberikan kesempatan kepada siswa/i untuk sharing mengenai seputar Ilmu Komunikasi Unib.

Memberikan doorprize berupa stiker dan pin,  untuk siswa/i yang mengikuti kegiatan Himikom Goes to School.

Memberikan formulir data untuk diisi oleh siswa/i yang berminat untuk bergabung untuk kuliah di Ilmu Komunikasi Unib. Hal ini digunakan sebagai tolak ukur seberapa besarnya siswa/i tertarik dengan apa saja yang telah disampaikan oleh tim Himikom Goes to School dalam rangka mempromosikan jurusan Ilmu Komunikasi tersebut.

4.      Evaluasi

      Dengan persiapan yang matang dan koordinasi yang kuat dalam tim, maka kegiatan tersebut akan dapat berjalan dengan baik.

      Tercapainya perubahan akan pemahaman bagi siswa/i SMA kelas XII mengenai Ilmu Komunikasi, baik yang dari tidak tahu menjadi tahu, dan tidak paham menjadi paham.

      Tercapainya tujuan yang telah direncanakan, sehingga ke depannya kegiatan Himikom Goes to School dapat ditingkatkan dan dilanjutkan.

      Adanya suasana antusias yang diberikan oleh siswa/i, dapat dilihat dari keaktifan siswa/i saat diberikan sesi sharing.

      Tolak ukur sementara seberapa banyaknya siswa/siswi yang berminat memilih jurusan Ilmu Komunikasi Unib dapat dilihat dari berapa banyak formulir data yang diisi oleh siswa/i.

Sumber Referensi :

Anggoro, M. Linggar. 2002. Teori dan Profesi Kehumasan serta Aplikasinya di Indonesia. Jakarta : PT Bumi Aksara.

Danandjaja. 2011. Peranan Humas dalam Perusahaan. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Effendy, Onong U. 2002. Hubungan Masyarakat : Suatu Studi Komunikasi. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.